Le travail reste clair une fois qu'il est attribué
Quand le travail se transmet de vive voix, la chambre, le responsable ou l'échéance peuvent se perdre en chemin. Dans Sidrahoc, une tâche les conserve, de sa création jusqu'au moment où un responsable peut contrôler le résultat.
Conçu pour
- Responsables de permanence
- Responsables de service
- Housekeeping
- Technique
- Réception
- Direction
Là où le travail perd son contexte
Le travail lui-même est souvent simple. Ce qui le complique, ce sont les informations qui l'entourent, transmises par téléphone, dans un groupe de messagerie ou sur un mot laissé à la réception.
Dit, mais pas consigné
Une demande formulée à la réception ou au téléphone reste dans la mémoire d'une personne, jusqu'à ce qu'elle soit faite ou oubliée.
Le lieu reste flou
Une chambre ou une zone est mentionnée une seule fois, et la personne qui reprend le travail doit redemander.
Le responsable est supposé
Plusieurs personnes entendent une demande, et chacune pense qu'une autre s'en charge.
L'état est inconnu
Savoir si le travail a commencé, s'il attend ou s'il est terminé suppose de demander, au lieu de le voir.
Les responsables doivent relancer
Les responsables font le tour des équipes au lieu de consulter l'état actuel.
Ce qui rend une tâche utile au quotidien
Gérer les tâches dans un hôtel, c'est donner à chaque travail un responsable, un lieu, une priorité et une échéance, et pouvoir en suivre l'avancement. Dans Sidrahoc, une tâche répond aux questions que se posent la personne qui exécute et celle qui coordonne.
- Que faut-il faire ?
- Un titre clair, en langage de tous les jours, pour que la tâche se comprenne sans coup de téléphone.
- Où ?
- La chambre ou la zone est consignée avec la tâche, pour que personne n'ait à redemander.
- Qui en est responsable ?
- Une personne ou une équipe. La responsabilité est visible, elle n'est pas supposée.
- Quelle urgence ?
- Une priorité montre quel travail passe en premier.
- Pour quand ?
- L'échéance indique quand agir. Dans les listes de tâches, le travail en retard ressort.
- Où en est le travail ?
- Un statut qui suit le travail, pour voir l'avancement sans avoir à demander.
- Faut-il une trace ?
- Là où une trace compte, une tâche peut demander un justificatif, et la Mobile App montre ce qui est attendu.
Coordonné dans le Web Dashboard, exécuté dans la Mobile App
La même tâche est vue des deux côtés. Les responsables la coordonnent là où ils ont la vue d'ensemble. Les équipes l'exécutent là où le travail se fait. Les deux partent du même état opérationnel.
Web Dashboard
Coordonner le travail
- Voir les tâches de l'hôtel dans une liste structurée, avec statut, priorité, responsable et échéance
- Attribuer des tâches à une personne ou à une équipe, y compris de nombreuses tâches à la fois
- Suivre l'avancement et repérer le travail en retard
- Contrôler le travail terminé et le valider
Mobile App
Exécuter le travail
- Voir le travail qui vous est confié, avec son lieu et sa priorité
- Ouvrir une tâche pour voir ce qui est attendu et pour quand
- Mettre à jour le statut à mesure que le travail avance
- Voir ce qu'il faut documenter lorsqu'une tâche demande une trace
Une tâche, de la demande au suivi
Un client arrive dans l'après-midi, et une chambre doit d'abord être contrôlée. Voici comment cette tâche circule dans l'hôtel.
Scénario donné à titre d'exemple, avec des détails fictifs. Son déroulement dans votre hôtel dépend de la façon dont Sidrahoc est paramétré pour vous.
- 1
Web Dashboard
Créée avec son contexte
Dans le Web Dashboard, un responsable de permanence crée une tâche : contrôler la chambre 214 avant l'arrivée de l'après-midi. La tâche porte la chambre, une priorité et une échéance.
- 2
Web Dashboard
Confiée à un responsable
Le responsable du housekeeping attribue la tâche à une personne de l'équipe. Elle a désormais un responsable désigné.
- 3
Mobile App
Vue sur le téléphone
La personne ouvre la Mobile App et voit la tâche avec sa chambre, sa priorité et son échéance.
- 4
Mobile App
Mise à jour et documentée
À mesure que le travail avance, la personne met à jour le statut. Si la tâche demande une trace, l'application montre ce qui est attendu. À la fin, la personne consigne l'achèvement.
- 5
Web Dashboard
Suivie et contrôlée
Le responsable du housekeeping voit l'état actuel dans le Web Dashboard, contrôle le résultat et le valide.
Ce que signifie un justificatif dans Sidrahoc
Dans Sidrahoc, un justificatif signifie que le travail terminé est documenté, et non seulement annoncé. Un responsable a ainsi quelque chose à contrôler, et chacun quelque chose à consulter.
Documenté, pas seulement annoncé
La personne qui termine une tâche consigne l'achèvement dans la Mobile App, au lieu de le signaler de vive voix.
Une trace l à où elle compte
Là où une trace compte, une tâche peut demander un justificatif. La Mobile App montre ce qui est attendu.
Un historique à consulter
Chaque tâche a un historique, de sorte que le suivi part de ce qui est consigné.
Contrôlé par un responsable
Un responsable de service peut contrôler le résultat et le valider.
Une vue d'ensemble pour ceux qui coordonnent
Les responsables ne devraient pas avoir à faire le tour des équipes pour savoir où en est le travail. Chaque rôle voit ce qui correspond à sa fonction.
- Responsables de permanence
- Ce qui est ouvert, qui s'en charge et ce qui est attendu pour quand, dans une seule liste.
- Responsables de service
- Comment avance le travail de leur équipe et ce qui attend un contrôle.
- Directeurs généraux et propriétaires
- Que le travail ouvert appartient à quelqu'un, sans un tour de téléphone.
Une partie d'un ensemble plus large
Les tâches sont un domaine de Sidrahoc, le Hotel Operations Center. Le même Web Dashboard et la même Mobile App couvrent aussi la disponibilité des chambres, les incidents et la vue d'ensemble pour la direction.
- Disponibilité des chambres
Un statut de chambre commun à la réception et au housekeeping.
- Incidents et maintenance
Les points ouverts restent visibles jusqu'à leur résolution.
- Direction et rapports
Le Web Dashboard met l'urgent en avant, et les rapports montrent ce qui a changé.
Questions sur les tâches et les justificatifs
Qui utilise Tâches et justificatifs ?
Les tâches traversent tous les services. Les responsables de permanence et de service coordonnent le travail, et les équipes du housekeeping, de la technique et de la réception l'exécutent. Chaque personne voit le travail qui correspond à son rôle.
Est-ce réservé au housekeeping ?
Non. Chaque service peut avoir des tâches, et la même tâche convient au housekeeping, à la technique et à la réception. Nous recommandons en général de commencer par le housekeeping ou la maintenance, puis d'étendre à partir de là.
Le personnel peut-il mettre à jour son travail depuis le téléphone ?
Oui. Dans la Mobile App, chaque personne voit le travail qui lui est confié et met à jour le statut à mesure que le travail avance. L'application fonctionne sur les téléphones Android et iOS.
Que signifie le justificatif ?
Le travail terminé est documenté, et non seulement annoncé. Là où une trace compte, une tâche peut demander un justificatif, et un responsable de service peut contrôler le résultat et le valider.
Sidrahoc remplace-t-il nos systèmes hôteliers actuels ?
Non. Votre PMS reste le système des réservations, des clients, des séjours et de la facturation. Sidrahoc couvre le travail opérationnel qui l'entoure.
Voyez comment une tâche circulerait dans votre hôtel
Lors d'une démonstration ciblée, nous suivons une tâche pendant une journée d'exploitation type dans votre hôtel, du Web Dashboard à la Mobile App et retour.
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