Un même hôtel, vu depuis le bureau et depuis le terrain
La direction et les responsables de service ont besoin d'une vue d'ensemble de la journée pour la coordonner. Les équipes qui font le travail ont besoin de la prochaine tâche et de son lieu. Le Web Dashboard est conçu pour le premier besoin, la Mobile App pour le second. Les deux partent du même état opérationnel.
- Web Dashboard
- Pour la direction, les responsables de service et l'administration. C'est ici que le travail est coordonné et contrôlé.
- Mobile App
- Pour les équipes sur le terrain, et pour les responsables lorsqu'ils parcourent l'hôtel. C'est ici que le travail est exécuté et documenté.
Au bureau et dans le couloir, on n'attend pas la même chose d'un logiciel
Au bureau
Un responsable de service veut voir toute la journée : ce qui reste ouvert, qui s'en occupe, ce qui prend du retard et à qui confier quoi. Ces questions demandent de la place à l'écran et une vue qui traverse les services.
En chambre ou dans le couloir
Une personne de l'équipe se pose d'autres questions : qu'est-ce que j'ai à faire maintenant, où, et comment signaler que c'est fait ? Sur un téléphone tenu d'une main, une vue d'ensemble ne ferait que gêner.
Aucun des deux besoins ne prime sur l'autre, et un seul écran ne peut pas bien servir les deux. C'est pourquoi Sidrahoc propose deux interfaces.
Web Dashboard
Le Web Dashboard sert à coordonner la journée
Il est utilisé par la direction, les responsables de service et l'administration, le plus souvent à un bureau ou en réunion, là où un grand écran et une vue d'ensemble sont utiles.
Voir ce qui demande de l'attention en premier
Les points urgents passent devant : le premier coup d'œil sur la journée montre par où commencer.
Confier le travail
Un responsable confie une tâche à une personne ou à une équipe et fixe sa priorité. Beaucoup de tâches peuvent être confiées ensemble.
Suivre les chambres, les incidents et la maintenance
L'état des chambres, les incidents ouverts et les travaux de maintenance se suivent d'un service à l'autre.
Lire les rapports
Les rapports par période contiennent les dossiers sur lesquels reposent leurs chiffres, et chaque chiffre a une définition écrite.
Pour la direction, cela donne du contexte : une vue de la journée qui ne dépend pas d'être dans chaque couloir, et un suivi qui ne commence pas par un coup de téléphone.
Les rapports et le paramétrage restent dans le Web Dashboard. La Mobile App les laisse de côté volontairement.
Mobile App
La Mobile App amène le travail là où il se fait
Les équipes l'utilisent en chambre et dans les couloirs, les responsables en parcourant l'hôtel. Son périmètre est volontairement resserré : chacun voit son propre travail et ce qu'il faut documenter, pas toute l'exploitation.
Voir le travail qui vous revient
Les tâches confiées apparaissent avec leur lieu et leur priorité.
Ouvrir une tâche et voir ce qui est attendu
Le détail indique le lieu, la priorité, l'échéance et, là où une trace est demandée, ce qu'il faut documenter.
Mettre le travail à jour sur place
Le statut change à mesure que le travail avance, sans retour à un bureau.
Signaler un problème là où on le trouve
Un défaut constaté dans une chambre est consigné avec son lieu et son degré d'urgence, au lieu de circuler de bouche à oreille.
L'information se trouve à côté du travail plutôt qu'au bureau, et une mise à jour n'attend pas que quelqu'un y soit revenu.
Comment un même travail passe d'une interface à l'autre
Web Dashboard
Coordonner
Un responsable crée ou confie la tâche et fixe sa priorité.
Mobile App
Agir
La personne concernée la voit sur son téléphone, avec son lieu.
Mobile App
Mettre à jour
Le statut change à mesure que le travail avance, et l'achèvement est consigné.
Web Dashboard
Suivre
Le responsable voit où en est le travail et peut contrôler le résultat.
Ce qui reste attaché au travail
En chemin, la tâche conserve ce dont elle a besoin : son lieu, son responsable, sa priorité, son statut, son échéance et ce qui lui est arrivé. Comme tout cela voyage avec elle, personne n'a à le réexpliquer au téléphone.
Chaque rôle commence à un endroit différent de la Mobile App
- Manager
- Commence par l'état de l'hôtel : les chambres, les tâches ouvertes et les perturbations.
- Responsable housekeeping
- Travaille à partir des chambres, des tâches et des incidents de la journée.
- Technicien
- Commence par le travail technique et peut aussi consulter les incidents.
- Membre de l'équipe
- Commence par sa propre journée : son poste du jour et les tâches qui lui sont confiées.
Un lit d'appoint avant seize heures
Une famille arrive dans l'après-midi et demande un lit d'appoint dans la chambre 308. Voici comment la tâche passe d'une interface à l'autre.
Scénario donné à titre d'exemple, avec des détails fictifs. Son déroulement dans votre hôtel dépend de la façon dont Sidrahoc est paramétré pour vous.
Web Dashboard
Dans le Web Dashboard, le responsable de permanence confie la tâche à une personne de l'équipe de jour, fixe une priorité élevée et une échéance avant l'arrivée.
Mobile App
La personne voit la tâche dans la Mobile App, avec la chambre, la priorité et l'échéance. Une fois le lit installé, elle met le statut à jour et consigne que le travail est terminé.
Web Dashboard
De retour dans le Web Dashboard, le responsable de permanence voit le nouveau statut sans appeler personne, et le responsable housekeeping peut contrôler le résultat et le valider.
Où se situent les deux interfaces dans Sidrahoc
Sidrahoc est un Hotel Operations Center, et le Web Dashboard comme la Mobile App sont les deux façons d'y travailler. Tâches et justificatifs montre le modèle dans un domaine concret : une tâche est coordonnée, exécutée, documentée et contrôlée.
Questions sur le Web Dashboard et la Mobile App
Les équipes ont-elles besoin du Web Dashboard ?
Non. Les équipes font leur travail dans la Mobile App. Le Web Dashboard s'adresse à la direction, aux responsables de service et à l'administration, qui coordonnent et contrôlent le travail, lisent les rapports et paramètrent l'hôtel.
Les responsables peuvent-ils aussi utiliser la Mobile App ?
Oui. Les managers et les responsables de service ont leurs propres points d'entrée dans l'application et peuvent l'utiliser en parcourant l'hôtel. Les rapports et le paramétrage restent dans le Web Dashboard.
Les deux interfaces montrent-elles les mêmes informations ?
Elles partent du même état opérationnel, mais le présentent différemment. Le Web Dashboard offre une vue plus large pour la coordination. La Mobile App montre à chacun le travail qui le concerne.
Existe-t-il une application distincte pour chaque rôle ?
Non. Il n'y a qu'une seule Mobile App, pour les téléphones Android et iOS. Ce qu'une personne voit en premier dépend de son rôle.
Sidrahoc remplace-t-il notre PMS ?
Non. Votre PMS reste le système des réservations, des clients, des séjours et de la facturation. Le Web Dashboard et la Mobile App couvrent le travail opérationnel qui l'entoure.
Voyez comment les deux interfaces fonctionneraient dans votre hôtel
Lors d'une démonstration ciblée, nous montrons le Web Dashboard et la Mobile App sur une journée d'exploitation type dans votre hôtel, et la façon dont le travail passe de l'un à l'autre.
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