Qué requiere atención hoy y qué muestra la actividad registrada
La dirección de un hotel necesita dos respuestas distintas: qué asuntos no pueden esperar hoy y qué muestra la actividad registrada a lo largo de un periodo. En el Web Dashboard de Sidrahoc, la vista general responde a la primera pregunta y los informes a la segunda. Ambos se basan en el trabajo que registran sus equipos.
- Vista general
- ¿Qué requiere atención ahora?
- Informes
- ¿Qué muestra la actividad registrada en un periodo?
La información del día está repartida entre los departamentos
Pisos sabe qué habitaciones van con retraso, mantenimiento sabe qué reparaciones esperan y la recepción escucha lo que han notado los huéspedes. Cada departamento informa a su manera, de modo que la dirección acaba reconstruyendo la situación a partir de conversaciones, mensajes y la reunión de la mañana.
Para hacer un buen seguimiento, un responsable tiene que distinguir cuatro situaciones:
Trabajo en curso
Tareas que avanzan según lo previsto y no necesitan intervención.
Lo que requiere atención
Algo urgente, o algo que nadie ha asumido todavía.
Problemas sin resolver
Problemas que siguen abiertos y aún afectan a habitaciones o huéspedes.
Resultados que necesitan contexto
Cifras de un periodo que plantean una pregunta antes de poder valorarlas.
Vista general
La vista general muestra qué requiere atención ahora
La vista general es la primera página del Web Dashboard. Está pensada para el director, el jefe de turno y los propietarios que quieren conocer la situación del hotel antes de entrar en detalles.
- Trabajo abierto
- Cuántas tareas siguen abiertas y qué trabajo se ha completado hoy.
- Incidencias críticas
- Las incidencias críticas activas, junto con todas las incidencias agrupadas por gravedad.
- Habitaciones
- El estado de las habitaciones y las señales que las afectan, incluidas las que están listas ahora.
- Actividad reciente
- Los últimos cambios en la operación, junto a las cifras.
Lo más urgente va primero
Un área propia pone en primer plano las señales más urgentes, de modo que el primer vistazo muestra por dónde empezar. La página indica además qué comprobaciones ha realizado, para que la dirección sepa en qué se basa la vista.
Informes
Los informes muestran lo que la actividad registrada dice de un periodo
Los informes responden a una pregunta distinta de la vista general. No tratan de esta mañana, sino de un periodo: qué se completó, qué quedó abierto y qué fue lo habitual.
Primero, un breve resumen
El informe empieza con un resumen breve para la dirección, antes de las cifras detalladas.
Cifras del periodo
Indicadores operativos del periodo que está revisando.
Lo que sigue abierto
Junto a las cifras, el informe muestra los casos que siguen pendientes.
Medianas para los valores habituales
Los valores medianos muestran lo habitual, para que un caso excepcional no distorsione la lectura.
En qué se basa una cifra
Una cifra solo le sirve a la dirección si está claro qué hay detrás.
- Casos de origen
- El informe incluye los casos individuales en los que se basan sus cifras. Se pueden abrir y leer, pero no modificar.
- Indicadores definidos
- Cada indicador tiene una definición escrita en el informe, para que todos lo lean de la misma manera.
- Base explícita
- El informe indica en qué datos se basa.
Los informes evalúan la operación, no a empleados concretos.
Una mañana y un mes en un hotel ficticio
Un ejemplo de cómo la vista general y los informes sirven a momentos distintos del trabajo de dirección.
Escenario de ejemplo con datos ficticios. Cómo se desarrolla en su hotel depende de cómo esté configurado Sidrahoc para usted.
Por la mañana
Antes de la reunión de la mañana, la jefa de turno abre la vista general. Lo más urgente es una incidencia crítica activa: hay una fuga de agua en el baño de la habitación 214 y nadie ha asumido todavía la incidencia.
Durante el día
Abre la incidencia, pide al jefe de mantenimiento que la asuma y acuerda con pisos que la habitación 214 no se asigne a ningún huésped hasta la reparación. En la lista de tareas ve dos tareas de pisos con el plazo vencido y pide a la responsable de pisos que las reasigne.
A final de mes
La directora revisa el informe del mes. Primero va el resumen, después las cifras del periodo y los casos que siguen abiertos. Abre algunos casos para entender por qué cierto trabajo tardó más en cerrarse y lleva la pregunta a la siguiente reunión de jefes de departamento.
Las cifras salen del trabajo diario
La vista general y los informes se basan en las mismas tareas, incidencias y habitaciones con las que trabajan los equipos en el Web Dashboard y la Mobile App. Un informe solo puede reflejar el trabajo registrado; por eso las tareas claras y los resultados documentados también importan a la dirección.
Preguntas sobre la vista general y los informes
¿Quién trabaja con la vista general y los informes?
El director, los jefes de turno, los responsables de departamento y los propietarios, en el Web Dashboard. La Mobile App deja fuera los informes a propósito: los equipos en planta trabajan con sus propias tareas.
¿En qué se diferencia la vista general de los informes?
La vista general muestra el estado actual de la operación y lo que requiere atención ahora. Los informes miran hacia atrás sobre un periodo y muestran lo que contiene la actividad registrada.
¿De dónde salen las cifras?
De las tareas, incidencias y habitaciones registradas en Sidrahoc. Cada indicador tiene una definición en el informe, y el informe indica en qué datos se basa.
¿Evalúan los informes a empleados concretos?
No. Los informes evalúan la operación, no a empleados concretos. Sus cifras se basan en casos operativos como tareas e incidencias.
¿Sustituye Sidrahoc a los informes de nuestro PMS?
No. La ocupación, las tarifas, los ingresos y los datos de huéspedes siguen en su PMS y en sus informes. Los informes de Sidrahoc cubren el trabajo operativo: tareas, incidencias y habitaciones.
Vea lo que su equipo de dirección revisaría cada mañana
En una demostración enfocada mostramos la vista general y un informe en el Web Dashboard, y cómo ambos se relacionan con el trabajo que registran sus departamentos.
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