El trabajo sigue claro después de asignarlo
Cuando el trabajo se transmite de palabra, la habitación, el responsable o el plazo pueden perderse por el camino. En Sidrahoc, una tarea los conserva, desde que se crea hasta que un responsable puede revisar el resultado.
Pensado para
- Jefes de turno
- Responsables de departamento
- Housekeeping
- Mantenimiento
- Recepción
- Dirección
Dónde pierde el trabajo su contexto
El trabajo en sí suele ser sencillo. Lo que lo complica es la información que lo rodea, transmitida por teléfono, en un grupo de mensajes o en una nota en recepción.
Dicho, pero no registrado
Una petición hecha en recepción o por teléfono vive en la memoria de una persona hasta que se cumple o se olvida.
El lugar queda vago
Se menciona una habitación o una zona una sola vez, y quien recibe el trabajo tiene que volver a preguntar.
El responsable se da por supuesto
Varias personas oyen una petición y cada una cree que otra se ocupa.
El estado se desconoce
Saber si el trabajo ha empezado, está en espera o ha terminado exige preguntar, en lugar de verlo.
Los responsables tienen que insistir
Los responsables preguntan de equipo en equipo en lugar de mirar el estado actual.
Qué hace útil una tarea en el día a día
Gestionar tareas en un hotel significa que cada trabajo tiene un responsable, un lugar, una prioridad y un plazo, y que se puede seguir su avance. En Sidrahoc, una tarea responde a las preguntas que se hacen quien la ejecuta y quien la coordina.
- ¿Qué hay que hacer?
- Un título claro, en lenguaje cotidiano, para que la tarea se entienda sin una llamada.
- ¿Dónde?
- La habitación o la zona se registra con la tarea, para que nadie tenga que volver a preguntar.
- ¿Quién es el responsable?
- Una persona o un equipo. La responsabilidad es visible y no se da por supuesta.
- ¿Qué urgencia tiene?
- Una prioridad indica qué trabajo va primero.
- ¿Para cuándo?
- El plazo indica cuándo se espera una acción. En las listas de tareas destaca el trabajo que ha vencido.
- ¿En qué punto está?
- Un estado que acompaña al trabajo, para ver el avance sin tener que preguntar.
- ¿Necesita una constancia?
- Donde la constancia importa, una tarea puede pedir una evidencia, y la Mobile App muestra lo que se espera.
Coordinado en el Web Dashboard, ejecutado en la Mobile App
La misma tarea se ve desde dos lados. Los responsables la coordinan donde tienen la visión de conjunto. Los equipos la ejecutan donde se trabaja. Ambos parten de un mismo estado operativo.
Web Dashboard
Coordinar el trabajo
- Ver las tareas del hotel en una lista estructurada, con estado, prioridad, responsable y plazo
- Asignar tareas a una persona o a un equipo, incluso muchas a la vez
- Seguir el avance y detectar el trabajo vencido
- Revisar el trabajo terminado y validarlo
Mobile App
Ejecutar el trabajo
- Ver el trabajo asignado, con su lugar y su prioridad
- Abrir una tarea para ver qué se espera y para cuándo
- Actualizar el estado a medida que avanza el trabajo
- Ver qué hay que documentar cuando una tarea pide constancia
Una tarea, de la petición al seguimiento
Por la tarde llega un huésped y hay que revisar antes una habitación. Así recorre esa tarea el hotel.
Escenario de ejemplo con datos ficticios. Cómo se desarrolla en su hotel depende de cómo esté configurado Sidrahoc para usted.
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Web Dashboard
Creada con su contexto
En el Web Dashboard, un jefe de turno crea una tarea: revisar la habitación 214 antes de la llegada de la tarde. La tarea lleva la habitación, una prioridad y un plazo.
- 2
Web Dashboard
Con un responsable
El responsable de housekeeping asigna la tarea a una persona del equipo. Desde ese momento tiene un responsable designado.
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Mobile App
Vista en el teléfono
La persona abre la Mobile App y ve la tarea con su habitación, su prioridad y su plazo.
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Mobile App
Actualizada y documentada
A medida que avanza el trabajo, la persona actualiza el estado. Si la tarea pide constancia, la aplicación muestra lo que se espera. Al terminar, la persona deja registrada la finalización.
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Web Dashboard
Seguida y revisada
El responsable de housekeeping ve el estado actual en el Web Dashboard, revisa el resultado y lo valida.
Qué significa la evidencia en Sidrahoc
En Sidrahoc, la evidencia significa que el trabajo terminado queda documentado y no solo comunicado. Así un responsable tiene algo que revisar y todos algo a lo que volver.
Documentado, no solo comunicado
Quien termina una tarea registra la finalización en la Mobile App, en lugar de avisar de palabra.
Constancia donde importa
Donde la constancia importa, una tarea puede pedir una evidencia. La Mobile App muestra lo que se espera.
Un historial al que volver
Cada tarea tiene un historial, de modo que el seguimiento parte de lo que queda registrado.
Revisado por un responsable
Un responsable de departamento puede revisar el resultado y validarlo.
Visión de conjunto para quienes coordinan
Los responsables no deberían tener que preguntar de un lado a otro para saber en qué punto está el trabajo. Cada rol ve lo que corresponde a su función.
- Jefes de turno
- Qué está abierto, quién se ocupa y qué vence, en una sola lista.
- Responsables de departamento
- Cómo avanza el trabajo de su equipo y qué espera revisión.
- Dirección general y propietarios
- Que el trabajo abierto pertenece a alguien, sin una ronda de llamadas.
Parte de una operación más amplia
Las tareas son un área de Sidrahoc, el Hotel Operations Center. El mismo Web Dashboard y la misma Mobile App cubren también la disponibilidad de habitaciones, las incidencias y la visión para la dirección.
- Disponibilidad de habitaciones
Un estado de habitación común para recepción y housekeeping.
- Incidencias y mantenimiento
Lo pendiente sigue visible hasta resolverse.
- Dirección e informes
El Web Dashboard destaca lo urgente, y los informes muestran qué ha cambiado.
Preguntas sobre tareas y evidencia
¿Quién usa Tareas y evidencia?
Las tareas atraviesan todos los departamentos. Los jefes de turno y los responsables de departamento coordinan el trabajo, y los equipos de housekeeping, mantenimiento y recepción lo ejecutan. Cada persona ve el trabajo que corresponde a su rol.
¿Es solo para housekeeping?
No. Cualquier departamento puede tener tareas, y la misma tarea sirve para housekeeping, mantenimiento y recepción. Normalmente recomendamos empezar por housekeeping o por mantenimiento y ampliar desde ahí.
¿Puede el personal actualizar su trabajo desde el teléfono?
Sí. En la Mobile App cada persona ve el trabajo que se le ha asignado y actualiza el estado a medida que avanza. La aplicación funciona en teléfonos Android e iOS.
¿Qué significa evidencia?
El trabajo terminado queda documentado y no solo comunicado. Donde la constancia importa, una tarea puede pedir una evidencia, y un responsable de departamento puede revisar el resultado y validarlo.
¿Sustituye Sidrahoc a nuestros sistemas actuales del hotel?
No. Su PMS sigue siendo el sistema de reservas, huéspedes, estancias y facturación. Sidrahoc cubre el trabajo operativo que lo rodea.
Vea cómo recorrería una tarea su hotel
En una demostración enfocada seguimos una tarea durante una jornada operativa normal en su hotel, del Web Dashboard a la Mobile App y de vuelta.
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