Che cosa non va, dove, e chi se ne occupa
In hotel un problema lo nota chi si trova nelle vicinanze: un tubo che perde, una porta che non si chiude a chiave, un ospite disturbato dal rumore. Sidrahoc registra un problema segnalato come segnalazione con luogo e gravità, la tiene aperta finché non è risolta e dà al lavoro tecnico un proprio spazio per la squadra di manutenzione.
Un problema citato di sfuggita si perde facilmente
Molti problemi passano a voce: una cameriera ai piani avvisa la responsabile dell'housekeeping, la reception chiama un tecnico, un ospite ne parla al check-out. Ogni passaggio è un'occasione perché i dettagli cambino o il problema esca dal campo visivo, spesso proprio a fine turno.
Notato, ma non riferito
Qualcuno vede il problema, pensa di segnalarlo, e poi arriva altro da fare.
Riferito, ma senza responsabile
Il messaggio arriva a un reparto, ma nessuno ha chiaramente il compito di seguirlo.
Riparato, ma nessuno lo sa
La riparazione è fatta, mentre la reception e la direzione aspettano ancora di sapere se la camera si può usare.
Una segnalazione e una riparazione sono due cose diverse
Sidrahoc tiene segnalazioni e manutenzione in due aree separate, perché rispondono a domande diverse.
Segnalazione
Qualcosa non va
Una segnalazione registra che cosa è successo, dove, quanto è grave e chi la segue. Riguarda il problema in sé, anche quando non c'è nulla da riparare.
Per esempio
- Acqua che scende dal soffitto di un bagno
- Un ospite che si lamenta del rumore di notte
- La porta di una camera che non si chiude a chiave
Manutenzione
C'è un lavoro tecnico da fare
La manutenzione raccoglie il lavoro tecnico: che cosa va riparato o controllato, chi se ne occupa e a che punto è. Riguarda il lavoro, e buona parte nasce senza alcuna segnalazione.
Per esempio
- Riparare una doccia che perde
- Sostituire una luce in un corridoio
- Controllare un condizionatore
Alcune segnalazioni richiedono un lavoro tecnico, molte no: una lamentela per il rumore richiede una conversazione, non un tecnico. Quando una segnalazione ha bisogno di una riparazione, questa viene creata come lavoro tecnico separato per la squadra di manutenzione, con un proprio responsabile e un proprio stato, mentre la segnalazione resta alla persona che segue il problema.
Segnalazioni
Una segnalazione resta visibile finché non è risolta
Ogni segnalazione porta con sé il luogo, la gravità e la persona che la segue, e resta aperta in Sidrahoc finché non è risolta. Il turno successivo parte da ciò che è registrato, non da ciò che qualcuno ricorda.
Dove il problema viene notato
Mobile App- Segnalato sul posto
- Un problema si può segnalare nella Mobile App vicino al punto in cui è stato notato, con categoria, luogo, gravità e una breve descrizione. In ufficio si può registrare anche nel Web Dashboard.
- Un responsabile subito o più tardi
- La segnalazione può indicare la persona che la seguirà, oppure lasciare la decisione a un responsabile.
Dove viene seguito
Web Dashboard- Le segnalazioni aperte in un elenco
- Il Web Dashboard mostra le segnalazioni dell'hotel con luogo, gravità, stato e persona responsabile, e tiene separate quelle aperte da quelle chiuse.
- Ancora nessun responsabile
- Le segnalazioni che nessuno ha ancora preso in carico risaltano, così un responsabile vede che cosa attende ancora qualcuno.
- La segnalazione e la sua storia
- Aprendo una segnalazione si vedono lo stato, la gravità, chi è responsabile e che cosa è successo finora.
Manutenzione
Lavoro tecnico con un responsabile e uno stato visibile
Ogni intervento tecnico ha il suo luogo, una priorità, una scadenza e il tecnico che lo esegue. Il responsabile della manutenzione lo coordina dalla scrivania, i tecnici lo svolgono nell'edificio.
Coordinato dalla scrivania
Web Dashboard- Il lavoro tecnico in un elenco
- La pagina Manutenzione mostra il lavoro tecnico aperto con stato, priorità e chi lo esegue. Così è chiaro che cosa è in corso e che cosa non è ancora stato assegnato a nessuno.
- Il lavoro concluso attende un controllo
- Quando un tecnico dichiara concluso un intervento, questo compare a parte finché un responsabile non lo ha controllato.
Svolto nell'edificio
Mobile App- Il lavoro del tecnico
- Nella Mobile App un tecnico parte dal lavoro tecnico: ogni intervento con la sua priorità e la persona a cui è assegnato.
- Lo stato man mano che il lavoro avanza
- Aprendo un intervento si vedono la scadenza e la storia. Il tecnico lo avvia, lo mette in attesa quando non può proseguire e lo dichiara concluso.
Una perdita nella camera 512, e chi si occupa di che cosa
Un esempio in un hotel immaginario: un solo problema, una segnalazione per chi la segue e un lavoro tecnico per chi ripara.
Scenario di esempio con dettagli fittizi. Come procede nel vostro hotel dipende da come Sidrahoc è configurato per voi.
- Notato
Responsabile housekeeping
Durante il giro del mattino, la responsabile dell'housekeeping vede l'acqua gocciolare dal soffitto del bagno della camera 512 e lo segnala nella Mobile App: manutenzione, camera 512, gravità alta e una breve descrizione.
- Preso in carico
Responsabile di turno
Il responsabile di turno vede la nuova segnalazione, ancora senza responsabile, la prende in carico e registra che blocca la camera 512. La reception viene avvisata di non assegnare la camera a nessun ospite.
- Creato
Responsabile della manutenzione
Il responsabile della manutenzione crea la riparazione come lavoro tecnico per un tecnico, per la camera 512 e con priorità alta.
- Riparato
Tecnico
Il tecnico apre l'intervento nella Mobile App, lo avvia, lo mette in attesa mentre il soffitto si asciuga e lo dichiara concluso a riparazione finita.
- Risolto
Responsabile di turno
Il responsabile della manutenzione controlla il lavoro concluso. Poi il responsabile di turno risolve la segnalazione e concorda con l'housekeeping quando la camera 512 torna in uso.
Come segnalazioni e manutenzione si collegano al resto di Sidrahoc
In Sidrahoc il lavoro tecnico è un'attività come le altre, con responsabile, luogo, priorità e stato. Le segnalazioni critiche attive compaiono anche nella panoramica del Web Dashboard, e i report di un periodo contengono le segnalazioni su cui si basano i loro dati.
Per la direzione significa sapere quali problemi sono ancora aperti e dove un lavoro tecnico è in attesa, senza doverlo chiedere al telefono a ogni reparto.
Domande su segnalazioni e manutenzione
Che differenza c'è tra una segnalazione e un intervento di manutenzione?
Una segnalazione registra un problema: che cosa è successo, dove, quanto è grave e chi la segue. Un intervento di manutenzione è lavoro tecnico: che cosa va riparato o controllato, e chi se ne occupa. La lamentela di un ospite può essere una segnalazione senza alcuna riparazione, e una luce da sostituire un intervento senza alcuna segnalazione.
Ogni segnalazione porta a un intervento di manutenzione?
No. Molte segnalazioni non richiedono alcun lavoro tecnico. Quando una ne ha bisogno, la riparazione viene creata come lavoro tecnico separato per la squadra di manutenzione, con un proprio responsabile e un proprio stato, e la segnalazione resta aperta finché il problema non è risolto.
Sidrahoc sostituisce un software di gestione della manutenzione?
No. Sidrahoc tiene visibile il lavoro tecnico quotidiano accanto al resto dell'operatività dell'hotel: chi si occupa di che cosa e che cosa resta aperto. Non tiene un registro degli impianti, un magazzino ricambi né schede dei fornitori esterni.
Che cosa succede alla camera quando una segnalazione la riguarda?
Chi gestisce la segnalazione può registrare che blocca la camera, e l'elenco delle segnalazioni lo mostra. Il vostro PMS resta il sistema per prenotazioni e soggiorni.
Da dove cominciamo?
Di solito consigliamo di iniziare dall'housekeeping o dalla manutenzione, un'area alla volta. In una demo mostriamo come si svolgerebbero una segnalazione e la sua riparazione con i vostri reparti.
Scoprite come si svolgerebbero un problema e la sua riparazione nel vostro hotel
In una demo mirata segnaliamo un problema nella Mobile App, lo seguiamo nel Web Dashboard e creiamo la riparazione come lavoro tecnico per la squadra tecnica, con i reparti che il vostro hotel userebbe.
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