Wat er mis is, waar, en wie het oppakt
In een hotel ziet degene die toevallig in de buurt is een probleem als eerste: een lekkende leiding, een deur die niet meer op slot gaat, een gast die last heeft van lawaai. Sidrahoc legt een gemeld probleem vast als melding met plaats en ernst, houdt die open tot ze is opgelost en geeft het technische werk een eigen plek voor de technische dienst.
Een probleem dat terloops wordt genoemd, raakt snel uit beeld
Veel problemen worden mondeling doorgegeven: een medewerker van housekeeping zegt het tegen de leidinggevende van housekeeping, de receptie belt een technicus, een gast noemt het bij het uitchecken. Bij elke overdracht kunnen details veranderen of kan het probleem uit beeld raken, vaak juist aan het eind van een dienst.
Gezien, maar niet doorgegeven
Iemand ziet het probleem, wil het melden, en dan komt er iets anders tussen.
Doorgegeven, maar niet opgepakt
Het bericht komt bij een afdeling aan, maar niemand is duidelijk verantwoordelijk voor de opvolging.
Gerepareerd, maar niemand weet het
De reparatie is klaar, terwijl receptie en directie nog wachten om te horen of de kamer weer gebruikt kan worden.
Een melding en een reparatie zijn twee verschillende dingen
Sidrahoc houdt meldingen en onderhoud als aparte gebieden, omdat ze verschillende vragen beantwoorden.
Melding
Er is iets misgegaan
Een melding legt vast wat er is gebeurd, waar, hoe ernstig het is en wie het opvolgt. Het gaat om het probleem zelf, ook als er niets gerepareerd hoeft te worden.
Bijvoorbeeld
- Water dat door een badkamerplafond komt
- Een gast die klaagt over lawaai in de nacht
- Een kamerdeur die niet op slot gaat
Onderhoud
Er moet technisch werk gebeuren
Onderhoud bevat het technische werk: wat gerepareerd of gecontroleerd moet worden, wie eraan werkt en hoe ver het is. Het gaat om het werk, en veel daarvan begint zonder enige melding.
Bijvoorbeeld
- Een lekkende douche repareren
- Een lamp in een gang vervangen
- Een airconditioning controleren
Sommige meldingen vragen technisch werk, veel andere niet: een klacht over lawaai vraagt om een gesprek, niet om een technicus. Vraagt een melding wel om een reparatie, dan wordt die als apart technisch werk voor de technische dienst aangemaakt, met een eigen eigenaar en een eigen status, terwijl de melding blijft bij de persoon die het probleem opvolgt.
Meldingen
Een melding blijft zichtbaar tot ze is opgelost
Elke melding draagt haar plaats, haar ernst en de persoon die haar opvolgt, en ze blijft open in Sidrahoc tot ze is opgelost. De volgende dienst begint bij wat is vastgelegd, niet bij wat iemand zich herinnert.
Waar het probleem opvalt
Mobile App- Ter plekke gemeld
- Een probleem kan in de Mobile App worden gemeld vlak bij de plek waar het opviel, met categorie, plaats, ernst en een korte beschrijving. Aan het bureau kan het ook in het Web Dashboard worden vastgelegd.
- Een eigenaar nu of later
- De melding kan de persoon noemen die haar opvolgt, of die beslissing aan een leidinggevende laten.
Waar het wordt opgevolgd
Web Dashboard- Open meldingen in één lijst
- Het Web Dashboard toont de meldingen van het hotel met plaats, ernst, status en de verantwoordelijke persoon, en houdt open meldingen gescheiden van afgesloten meldingen.
- Nog niemand verantwoordelijk
- Meldingen die nog niemand heeft opgepakt, vallen op, zodat een leidinggevende ziet wat nog een eigenaar nodig heeft.
- De melding en haar geschiedenis
- Wie een melding opent, ziet de status, de ernst, wie verantwoordelijk is en wat er tot nu toe mee is gebeurd.
Onderhoud
Technisch werk met een eigenaar en een zichtbare stand
Elke technische klus heeft een plaats, een prioriteit, een deadline en de technicus die hem uitvoert. Het hoofd technische dienst coördineert hem aan het bureau, de technici voeren hem uit in het gebouw.
Aan het bureau gecoördineerd
Web Dashboard- Het technische werk in één lijst
- De pagina Onderhoud toont open technisch werk met status, prioriteit en wie het uitvoert. Zo is duidelijk wat loopt en wat nog aan niemand is toegewezen.
- Afgerond werk wacht op controle
- Meldt een technicus een klus als afgerond, dan staat die apart tot een leidinggevende hem heeft gecontroleerd.
Uitgevoerd in het gebouw
Mobile App- Het eigen werk van de technicus
- In de Mobile App begint een technicus bij het technische werk: elke klus met zijn prioriteit en de persoon aan wie hij is toegewezen.
- De stand terwijl het werk vordert
- Wie een klus opent, ziet de deadline en de geschiedenis. De technicus start hem, zet hem op wachten als het niet verder kan, en meldt hem als afgerond.
Een lekkage in kamer 512, en wie wat oppakt
Een voorbeeld in een fictief hotel: één probleem, een melding voor wie het opvolgt en technisch werk voor wie het repareert.
Voorbeeldscenario met fictieve gegevens. Hoe het in uw hotel verloopt, hangt af van hoe Sidrahoc voor u is ingericht.
- Gezien
Leidinggevende housekeeping
Tijdens de ochtendronde ziet de leidinggevende van housekeeping water van het badkamerplafond in kamer 512 druppelen en meldt het in de Mobile App: onderhoud, kamer 512, hoge ernst en een korte beschrijving.
- Opgepakt
Duty manager
De duty manager ziet de nieuwe melding, nog zonder verantwoordelijke, pakt die op en legt vast dat ze kamer 512 blokkeert. De receptie hoort dat de kamer niet aan een gast wordt gegeven.
- Aangemaakt
Hoofd technische dienst
Het hoofd technische dienst maakt de reparatie aan als technisch werk voor een technicus, voor kamer 512 en met hoge prioriteit.
- Gerepareerd
Technicus
De technicus opent de klus in de Mobile App, start hem, zet hem op wachten zolang het plafond droogt, en meldt hem als afgerond zodra de reparatie klaar is.
- Opgelost
Duty manager
Het hoofd technische dienst controleert het afgeronde werk. Daarna lost de duty manager de melding op en spreekt met housekeeping af wanneer kamer 512 weer in gebruik gaat.
Hoe meldingen en onderhoud aansluiten op de rest van Sidrahoc
Technisch werk is in Sidrahoc een taak als elke andere, met een eigenaar, een plaats, een prioriteit en een status. Actieve kritieke meldingen verschijnen ook in het overzicht van het Web Dashboard, en rapporten over een periode bevatten de meldingen waarop hun cijfers zijn gebaseerd.
Voor de directie betekent dit: weten welke problemen nog openstaan en waar technisch werk wacht, zonder elke afdeling te hoeven bellen.
Vragen over meldingen en onderhoud
Wat is het verschil tussen een melding en een onderhoudsklus?
Een melding legt een probleem vast: wat er is gebeurd, waar, hoe ernstig het is en wie het opvolgt. Een onderhoudsklus is technisch werk: wat gerepareerd of gecontroleerd moet worden, en wie het doet. Een klacht van een gast kan een melding zijn zonder enige reparatie, en een lamp die vervangen moet worden een onderhoudsklus zonder enige melding.
Leidt elke melding tot onderhoudswerk?
Nee. Veel meldingen vragen helemaal geen technisch werk. Vraagt een melding wel om een reparatie, dan wordt die als apart technisch werk voor de technische dienst aangemaakt, met een eigen eigenaar en status, en de melding blijft open tot het probleem is opgelost.
Vervangt Sidrahoc een onderhoudsbeheersysteem?
Nee. Sidrahoc houdt het dagelijkse technische werk zichtbaar naast de rest van de hoteloperatie: wie waaraan werkt en wat nog openstaat. Het houdt geen register van installaties, geen voorraad onderdelen en geen dossiers van externe leveranciers bij.
Wat gebeurt er met de kamer als een melding haar raakt?
Wie de melding behandelt, kan vastleggen dat ze de kamer blokkeert, en de lijst met meldingen laat dat zien. Uw PMS blijft het systeem voor reserveringen en verblijven.
Waar beginnen we?
We raden meestal aan te beginnen met housekeeping of onderhoud, het ene gebied na het andere. In een demo laten we zien hoe een melding en haar reparatie met uw afdelingen zouden verlopen.
Zie hoe een probleem en de reparatie ervan in uw hotel zouden verlopen
In een gerichte demo melden we een probleem in de Mobile App, volgen het in het Web Dashboard en maken de reparatie aan als technisch werk voor de technische dienst, met de afdelingen die uw hotel zou gebruiken.
Demo aanvragen