Werk blijft duidelijk nadat het is toegewezen
Als werk mondeling wordt doorgegeven, kunnen kamer, eigenaar of deadline onderweg verloren gaan. In Sidrahoc houdt een taak ze vast, vanaf het aanmaken tot het moment dat een leidinggevende het resultaat kan controleren.
Gebouwd voor
- Duty managers
- Afdelingsleiders
- Housekeeping
- Technische dienst
- Receptie
- Directie
Waar werk in een hotel zijn context verliest
Het werk zelf is meestal eenvoudig. Moeilijk wordt het door de informatie eromheen, doorgegeven per telefoon, in een berichtengroep of op een briefje bij de receptie.
Gezegd, maar niet vastgelegd
Een verzoek aan de receptie of aan de telefoon leeft in het geheugen van één persoon, tot het is gedaan of vergeten.
De plaats blijft vaag
Een kamer of zone wordt één keer genoemd, en wie het werk oppakt moet opnieuw vragen.
De eigenaar wordt aangenomen
Meerdere mensen horen een verzoek, en iedereen gaat ervan uit dat iemand anders het oppakt.
De stand is onbekend
Of het werk is begonnen, wacht of klaar is, moet worden nagevraagd in plaats van gezien.
Leidinggevenden moeten navragen
Leidinggevenden vragen rond in plaats van naar de actuele stand te kijken.
Wat een taak bruikbaar maakt in de dagelijkse praktijk
Taakbeheer in een hotel betekent dat elk stuk werk een eigenaar, een plaats, een prioriteit en een deadline heeft, en dat de voortgang te volgen is. Een taak in Sidrahoc beantwoordt de vragen die zowel de uitvoerder als de coördinator stelt.
- Wat moet er gebeuren?
- Een duidelijke titel in gewone taal, zodat de taak zonder telefoontje te begrijpen is.
- Waar?
- De kamer of zone wordt bij de taak vastgelegd, zodat niemand opnieuw hoeft te vragen.
- Wie is de eigenaar?
- Een persoon of een team. Het eigenaarschap is zichtbaar en wordt niet aangenomen.
- Hoe urgent is het?
- Een prioriteit laat zien welk werk eerst komt.
- Voor wanneer?
- De deadline laat zien wanneer actie wordt verwacht. In de takenlijsten valt werk op dat te laat is.
- Hoe staat het ervoor?
- Een status die met het werk meegaat, zodat de voortgang te zien is zonder te vragen.
- Is vastlegging nodig?
- Waar het ertoe doet, kan een taak vastlegging vragen, en de Mobile App laat zien wat wordt verwacht.
Gecoördineerd in het Web Dashboard, uitgevoerd in de Mobile App
Dezelfde taak wordt van twee kanten gezien. Leidinggevenden coördineren hem waar ze het overzicht hebben. Teams voeren hem uit waar het werk gebeurt. Beide werken vanuit dezelfde operationele stand.
Web Dashboard
Het werk coördineren
- De taken van het hotel zien in één gestructureerde lijst, met status, prioriteit, eigenaar en deadline
- Taken toewijzen aan een persoon of een team, ook veel tegelijk
- De voortgang volgen en werk zien dat te laat is
- Afgerond werk controleren en vrijgeven
Mobile App
Het werk uitvoeren
- Het toegewezen werk zien, met plaats en prioriteit
- Een taak openen en zien wat wordt verwacht en voor wanneer
- De status bijwerken naarmate het werk vordert
- Zien wat moet worden vastgelegd als een taak vastlegging vraagt
Eén taak, van verzoek tot opvolging
In de loop van de middag arriveert een gast, en eerst moet een kamer worden gecontroleerd. Zo loopt die taak door het hotel.
Voorbeeldscenario met fictieve gegevens. Hoe het in uw hotel verloopt, hangt af van hoe Sidrahoc voor u is ingericht.
- 1
Web Dashboard
Aangemaakt met context
In het Web Dashboard maakt een duty manager een taak aan: kamer 214 controleren voor de aankomst in de middag. De taak bevat de kamer, een prioriteit en een deadline.
- 2
Web Dashboard
Een eigenaar gekregen
De leidinggevende van housekeeping wijst de taak toe aan een teamlid. Vanaf dat moment heeft de taak een benoemde eigenaar.
- 3
Mobile App
Gezien op de telefoon
Het teamlid opent de Mobile App en ziet de taak met kamer, prioriteit en deadline.
- 4
Mobile App
Bijgewerkt en vastgelegd
Naarmate het werk vordert, werkt het teamlid de status bij. Vraagt de taak om vastlegging, dan laat de app zien wat wordt verwacht. Aan het eind legt het teamlid de afronding vast.
- 5
Web Dashboard
Gevolgd en gecontroleerd
De leidinggevende van housekeeping ziet de actuele stand in het Web Dashboard, controleert het resultaat en geeft het vrij.
Wat vastlegging in Sidrahoc betekent
In Sidrahoc betekent vastlegging dat afgerond werk wordt gedocumenteerd in plaats van alleen gemeld. Zo heeft een leidinggevende iets om te controleren, en iedereen iets om op terug te vallen.
Gedocumenteerd, niet alleen gemeld
Wie een taak afrondt, legt de afronding vast in de Mobile App in plaats van die mondeling door te geven.
Vastlegging waar het ertoe doet
Waar het ertoe doet, kan een taak vastlegging vragen. De Mobile App laat zien wat wordt verwacht.
Een geschiedenis om op terug te vallen
Elke taak heeft een geschiedenis, zodat opvolging begint bij wat is vastgelegd.
Gecontroleerd door een leidinggevende
Een leidinggevende kan het resultaat controleren en vrijgeven.
Overzicht voor wie coördineert
Leidinggevenden zouden niet rond moeten hoeven te vragen om te weten hoe het werk ervoor staat. Elke rol ziet wat bij de functie past.
- Duty managers
- Wat openstaat, wie het heeft opgepakt en wat wanneer klaar moet zijn, in één lijst.
- Afdelingsleiders
- Hoe het werk van hun team vordert en wat op controle wacht.
- Algemeen directeuren en eigenaren
- Dat openstaand werk van iemand is, zonder een ronde telefoontjes.
Onderdeel van een breder geheel
Taken zijn één gebied van Sidrahoc, het Hotel Operations Center. Hetzelfde Web Dashboard en dezelfde Mobile App dekken ook kamergereedheid, meldingen en het overzicht voor de directie.
- Kamergereedheid
Eén kamerstatus voor de receptie en housekeeping.
- Meldingen en onderhoud
Openstaande punten blijven zichtbaar tot ze zijn opgelost.
- Directie en rapportage
Het Web Dashboard zet het urgente voorop, en rapporten laten zien wat er is veranderd.
Vragen over taken en vastlegging
Wie gebruikt Taken en vastlegging?
Taken lopen door alle afdelingen heen. Duty managers en afdelingsleiders coördineren het werk, en de teams van housekeeping, de technische dienst en de receptie voeren het uit. Iedereen ziet het werk dat bij de eigen rol past.
Is dit alleen voor housekeeping?
Nee. Elke afdeling kan taken hebben, en dezelfde taak werkt voor housekeeping, de technische dienst en de receptie. We raden meestal aan te beginnen met housekeeping of de technische dienst en van daaruit uit te breiden.
Kunnen medewerkers hun werk bijwerken vanaf hun telefoon?
Ja. In de Mobile App zien ze het werk dat aan hen is toegewezen en werken ze de status bij naarmate het werk vordert. De app draait op Android- en iOS-telefoons.
Wat betekent vastlegging?
Afgerond werk wordt gedocumenteerd in plaats van alleen gemeld. Waar het ertoe doet, kan een taak vastlegging vragen, en een leidinggevende kan het resultaat controleren en vrijgeven.
Vervangt Sidrahoc onze bestaande hotelsystemen?
Nee. Uw PMS blijft het systeem voor reserveringen, gasten, verblijven en facturatie. Sidrahoc dekt het operationele werk eromheen.
Zie hoe een taak in uw hotel zou lopen
In een gerichte demo volgen we een taak door een normale werkdag in uw hotel, van het Web Dashboard naar de Mobile App en terug.
Demo aanvragen