Wat vandaag aandacht vraagt, en wat het vastgelegde werk laat zien
De directie van een hotel heeft twee verschillende antwoorden nodig: welke zaken vandaag niet kunnen wachten, en wat het vastgelegde werk over een periode laat zien. In het Web Dashboard van Sidrahoc beantwoordt het overzicht de eerste vraag en beantwoorden de rapporten de tweede. Beide zijn gebaseerd op het werk dat uw teams vastleggen.
- Overzicht
- Wat vraagt nu aandacht?
- Rapporten
- Wat laat het vastgelegde werk over een periode zien?
De informatie over de dag is verdeeld over de afdelingen
Housekeeping weet welke kamers achterlopen, de technische dienst weet welke reparaties wachten, en de receptie hoort wat gasten is opgevallen. Elke afdeling rapporteert op haar eigen manier, waardoor de directie het beeld vaak samenstelt uit gesprekken, berichten en het ochtendoverleg.
Om goed op te volgen, moet een leidinggevende vier situaties uit elkaar houden:
Werk dat loopt
Taken die volgens plan verlopen en geen ingreep nodig hebben.
Wat aandacht vraagt
Iets dringends, of iets wat nog niemand heeft opgepakt.
Onopgeloste problemen
Problemen die openstaan en nog steeds kamers of gasten raken.
Resultaten die context nodig hebben
Cijfers over een periode die een vraag oproepen voordat je ze kunt beoordelen.
Overzicht
Het overzicht laat zien wat nu aandacht vraagt
Het overzicht is de eerste pagina van het Web Dashboard. Het is bedoeld voor de algemeen directeur, de duty manager en eigenaren die de stand van het hotel willen zien voordat ze in details duiken.
- Openstaand werk
- Hoeveel taken nog openstaan, en welk werk vandaag is afgerond.
- Kritieke meldingen
- Actieve kritieke meldingen, en alle meldingen gegroepeerd naar ernst.
- Kamers
- De kamerstatus en signalen over kamers, waaronder de kamers die nu klaar zijn.
- Recente activiteit
- De laatste wijzigingen in de operatie, naast de cijfers.
Het dringendste staat voorop
Een apart gedeelte zet de dringendste signalen vooraan, zodat de eerste blik laat zien waar u begint. De pagina vermeldt ook welke controles ze heeft uitgevoerd, zodat de directie ziet waarop het beeld is gebaseerd.
Rapporten
Rapporten laten zien wat het vastgelegde werk over een periode zegt
Rapporten beantwoorden een andere vraag dan het overzicht. Ze gaan niet over vanochtend, maar over een periode: wat is afgerond, wat is blijven openstaan en wat gebruikelijk was.
Eerst een korte briefing
Het rapport begint met een beknopte samenvatting voor de directie, vóór de gedetailleerde cijfers.
Cijfers over de periode
Operationele kengetallen voor de rapportageperiode die u bekijkt.
Wat nog openstaat
Naast de cijfers toont het rapport de gevallen die nog openstaan.
Medianen voor gebruikelijke waarden
Mediaanwaarden laten zien wat gebruikelijk was, zodat één uitzonderlijk geval het beeld niet vertekent.
Waarop een cijfer is gebaseerd
Een cijfer heeft voor de directie pas waarde als duidelijk is wat erachter zit.
- Onderliggende gevallen
- Het rapport bevat de afzonderlijke gevallen waarop de cijfers zijn gebaseerd. U kunt ze openen en lezen, maar niet wijzigen.
- Gedefinieerde kengetallen
- Elk kengetal heeft in het rapport een schriftelijke definitie, zodat iedereen het op dezelfde manier leest.
- Genoemde gegevensbasis
- Het rapport vermeldt op welke gegevens het is gebaseerd.
Rapporten beoordelen de operatie, niet individuele medewerkers.
Eén ochtend en één maand in een fictief hotel
Een voorbeeld van hoe het overzicht en de rapporten verschillende momenten van het directiewerk ondersteunen.
Voorbeeldscenario met fictieve gegevens. Hoe het in uw hotel verloopt, hangt af van hoe Sidrahoc voor u is ingericht.
In de ochtend
Voor het ochtendoverleg opent de duty manager het overzicht. Het dringendste punt is een actieve kritieke melding: in de badkamer van kamer 214 lekt water, en niemand heeft de melding nog opgepakt.
In de loop van de dag
Ze opent de melding, vraagt het hoofd technische dienst die op te pakken en spreekt met housekeeping af dat kamer 214 tot de reparatie niet wordt toegewezen. In de takenlijst ziet ze twee housekeepingtaken waarvan de deadline is verstreken en vraagt de leidinggevende housekeeping om ze opnieuw te verdelen.
Aan het eind van de maand
De algemeen directeur bekijkt het rapport over de maand. Eerst komt de briefing, daarna de cijfers over de periode en de gevallen die nog openstaan. Ze opent enkele onderliggende gevallen om te begrijpen waarom sommig werk langer openbleef, en neemt die vraag mee naar het volgende afdelingsoverleg.
De cijfers komen uit het dagelijkse werk
Het overzicht en de rapporten zijn gebaseerd op dezelfde taken, meldingen en kamers waarmee de teams in het Web Dashboard en de Mobile App werken. Een rapport kan alleen werk weergeven dat is vastgelegd. Daarom zijn duidelijke taken en vastgelegde resultaten ook voor de directie van belang.
Vragen over het overzicht en de rapporten
Wie werkt met het overzicht en de rapporten?
De algemeen directeur, duty managers, afdelingsleiders en eigenaren, in het Web Dashboard. De Mobile App laat rapporten bewust weg: de teams op de vloer werken met hun eigen taken.
Waarin verschilt het overzicht van de rapporten?
Het overzicht toont de huidige stand van de operatie en wat nu aandacht vraagt. De rapporten kijken terug op een periode en laten zien wat het vastgelegde werk bevat.
Waar komen de cijfers vandaan?
Uit de taken, meldingen en kamers die in Sidrahoc zijn vastgelegd. Elk kengetal heeft in het rapport een definitie, en het rapport vermeldt op welke gegevens het is gebaseerd.
Beoordelen de rapporten individuele medewerkers?
Nee. Rapporten beoordelen de operatie, niet individuele medewerkers. Hun cijfers zijn gebaseerd op operationele gevallen zoals taken en meldingen.
Vervangt Sidrahoc de rapporten uit ons PMS?
Nee. Bezetting, tarieven, omzet en gastgegevens blijven in uw PMS en de rapporten daarvan. De rapporten van Sidrahoc gaan over het operationele werk: taken, meldingen en kamers.
Zie wat uw directie elke ochtend voor zich zou hebben
In een gerichte demo laten we het overzicht en een rapport in het Web Dashboard zien, en hoe beide samenhangen met het werk dat uw afdelingen vastleggen.
Demo aanvragen