Vorfälle melden und technische Arbeit nachverfolgen
Im Hotel fallen Probleme dem auf, der gerade in der Nähe ist: ein tropfendes Rohr, eine Tür, die sich nicht abschließen lässt, ein Gast, der sich über Lärm ärgert. Sidrahoc erfasst ein gemeldetes Problem als Vorfall mit Ort und Schweregrad, hält ihn offen, bis er gelöst ist, und gibt der technischen Arbeit einen eigenen Bereich für die Technik.
Ein Problem, das nur nebenbei erwähnt wird, geht leicht verloren
Viele Probleme werden mündlich weitergegeben: Eine Reinigungskraft sagt es der Housekeeping-Leitung, die Rezeption ruft die Technik an, ein Gast erwähnt es beim Check-out. Jede Weitergabe ist eine Gelegenheit, dass sich Details verändern oder das Problem aus dem Blick gerät, oft gerade zum Schichtende.
Bemerkt, aber nicht weitergegeben
Jemand sieht das Problem, will es melden, und dann kommt etwas anderes dazwischen.
Weitergegeben, aber nicht übernommen
Die Nachricht erreicht eine Abteilung, aber niemand ist klar dafür zuständig, sich darum zu kümmern.
Behoben, aber niemand weiß es
Die Reparatur ist erledigt, während Rezeption und Leitung noch darauf warten, ob das Zimmer wieder genutzt werden kann.
Ein Vorfall und eine Reparatur sind zwei verschiedene Dinge
Sidrahoc führt Vorfälle und Wartung als getrennte Bereiche, weil sie unterschiedliche Fragen beantworten.
Vorfall
Etwas ist schiefgelaufen
Ein Vorfall hält fest, was passiert ist, wo, wie ernst es ist und wer sich darum kümmert. Es geht um das Problem selbst, auch wenn nichts repariert werden muss.
Zum Beispiel
- Wasser, das durch eine Badezimmerdecke tropft
- Eine Gästebeschwerde über Lärm in der Nacht
- Eine Zimmertür, die sich nicht abschließen lässt
Wartung
Technische Arbeit muss erledigt werden
Die Wartung enthält die technische Arbeit: was repariert oder geprüft werden muss, wer daran arbeitet und wie weit sie ist. Es geht um die Arbeit, und vieles davon beginnt ganz ohne Vorfall.
Zum Beispiel
- Eine undichte Dusche reparieren
- Eine Lampe im Flur austauschen
- Ein Klimagerät prüfen
Manche Vorfälle brauchen technische Arbeit, viele nicht: Eine Lärmbeschwerde braucht ein Gespräch, keinen Techniker. Braucht ein Vorfall eine Reparatur, wird sie als eigene technische Arbeit für die Technik angelegt, mit eigener Zuständigkeit und eigenem Status, und der Vorfall bleibt bei der Person, die das Problem weiterverfolgt.
Vorfälle
Ein Vorfall bleibt im Blick, bis er gelöst ist
Jeder Vorfall trägt seinen Ort, seinen Schweregrad und die Person, die sich darum kümmert, und er bleibt in Sidrahoc offen, bis er gelöst ist. Die nächste Schicht beginnt mit dem, was festgehalten ist, und nicht mit dem, woran sich jemand erinnert.
Dort, wo das Problem auffällt
Mobile App- Direkt vor Ort gemeldet
- Ein Problem lässt sich in der Mobile App dort melden, wo es aufgefallen ist, mit Kategorie, Ort, Schweregrad und einer kurzen Beschreibung. Am Schreibtisch kann es auch im Web Dashboard erfasst werden.
- Zuständigkeit jetzt oder später
- Die Meldung kann die Person nennen, die sich darum kümmert, oder diese Entscheidung einer Leitung überlassen.
Dort, wo es weiterverfolgt wird
Web Dashboard- Offene Vorfälle in einer Liste
- Das Web Dashboard zeigt die Vorfälle des Hauses mit Ort, Schweregrad, Status und zuständiger Person und hält offene Vorfälle von abgeschlossenen getrennt.
- Noch niemand zuständig
- Vorfälle, die noch niemand übernommen hat, fallen auf. So sieht eine Leitung, wofür noch eine Zuständigkeit fehlt.
- Der Vorfall und sein Verlauf
- Wer einen Vorfall öffnet, sieht seinen Status, seinen Schweregrad, die zuständige Person und was bisher mit ihm geschehen ist.
Wartung
Technische Arbeit mit Zuständigkeit und sichtbarem Stand
Jeder technische Auftrag hat seinen Ort, eine Priorität, eine Frist und die Person, die ihn ausführt. Die Technikleitung koordiniert ihn am Schreibtisch, die Technik erledigt ihn im Haus.
Am Schreibtisch koordiniert
Web Dashboard- Die technische Arbeit in einer Liste
- Die Seite Wartung zeigt offene technische Arbeit mit Status, Priorität und ausführender Person. So ist klar, was gerade läuft und was noch niemandem zugewiesen ist.
- Erledigte Arbeit wartet auf die Kontrolle
- Meldet die Technik einen Auftrag als erledigt, steht er gesondert, bis eine Leitung ihn kontrolliert hat.
Im Haus erledigt
Mobile App- Die eigene Arbeit der Technik
- In der Mobile App beginnen Techniker bei der technischen Arbeit: jeder Auftrag mit seiner Priorität und der Person, der er zugewiesen ist.
- Der Stand, während die Arbeit vorangeht
- Ein geöffneter Auftrag zeigt seine Frist und seinen Verlauf. Der Techniker startet ihn, setzt ihn auf wartend, wenn es nicht weitergeht, und meldet ihn als erledigt.
Ein Wasserschaden in Zimmer 512 und wer sich worum kümmert
Ein Beispiel aus einem fiktiven Hotel: ein Problem, ein Vorfall für die Menschen, die es weiterverfolgen, und technische Arbeit für die, die es beheben.
Beispielszenario mit fiktiven Angaben. Wie es in Ihrem Hotel abläuft, hängt davon ab, wie Sidrahoc für Sie konfiguriert ist.
- Bemerkt
Housekeeping-Leitung
Beim Rundgang am Morgen bemerkt die Housekeeping-Leitung, dass in Zimmer 512 Wasser von der Badezimmerdecke tropft, und meldet es in der Mobile App: Wartung, Zimmer 512, Schweregrad hoch und eine kurze Beschreibung.
- Übernommen
Duty Manager
Der Duty Manager sieht den neuen Vorfall, für den noch niemand zuständig ist, übernimmt ihn und hält fest, dass er Zimmer 512 sperrt. Die Rezeption erfährt, dass das Zimmer an keinen Gast vergeben wird.
- Angelegt
Technikleitung
Die Technikleitung legt die Reparatur als technische Arbeit für einen Techniker an, für Zimmer 512 und mit hoher Priorität.
- Repariert
Techniker
Der Techniker öffnet den Auftrag in der Mobile App, startet ihn, setzt ihn auf wartend, solange die Decke trocknet, und meldet ihn als erledigt, sobald die Reparatur abgeschlossen ist.
- Gelöst
Duty Manager
Die Technikleitung kontrolliert die erledigte Arbeit. Danach löst der Duty Manager den Vorfall und vereinbart mit dem Housekeeping, wann Zimmer 512 wieder genutzt wird.
Wie Vorfälle und Wartung mit dem übrigen Sidrahoc zusammenhängen
Technische Arbeit ist in Sidrahoc eine Aufgabe wie jede andere, mit Zuständigkeit, Ort, Priorität und Status. Aktive kritische Vorfälle erscheinen zusätzlich in der Übersicht des Web Dashboards, und Berichte für einen Zeitraum enthalten die Vorfälle, auf denen ihre Zahlen beruhen.
Für die Leitung heißt das: Sie weiß, welche Probleme noch offen sind und wo technische Arbeit wartet, ohne es bei jeder Abteilung telefonisch zu erfragen.
Fragen zu Vorfällen und Wartung
Was ist der Unterschied zwischen einem Vorfall und einem Wartungsauftrag?
Ein Vorfall hält ein Problem fest: was passiert ist, wo, wie ernst es ist und wer sich darum kümmert. Ein Wartungsauftrag ist technische Arbeit: was repariert oder geprüft werden muss und wer daran arbeitet. Eine Gästebeschwerde kann ein Vorfall ohne jede Reparatur sein, und eine Lampe, die ersetzt werden muss, ein Wartungsauftrag ohne Vorfall.
Führt jeder Vorfall zu einem Wartungsauftrag?
Nein. Viele Vorfälle brauchen gar keine technische Arbeit. Braucht einer eine Reparatur, wird sie als eigene technische Arbeit für die Technik angelegt, mit eigener Zuständigkeit und eigenem Status, und der Vorfall bleibt offen, bis das Problem gelöst ist.
Ersetzt Sidrahoc eine Instandhaltungssoftware?
Nein. Sidrahoc hält die tägliche technische Arbeit neben dem übrigen Hotelbetrieb sichtbar: wer woran arbeitet und was noch offen ist. Ein Anlagenverzeichnis, ein Ersatzteillager oder Unterlagen zu Dienstleistern führt es nicht.
Was passiert mit dem Zimmer, wenn ein Vorfall es betrifft?
Wer den Vorfall bearbeitet, kann festhalten, dass er das Zimmer sperrt, und die Liste der Vorfälle zeigt das an. Ihr PMS bleibt das System für Reservierungen und Aufenthalte.
Womit fangen wir an?
Wir empfehlen meist, mit Housekeeping oder Wartung zu beginnen, ein Bereich nach dem anderen. In einer Demo zeigen wir, wie ein Vorfall und seine Reparatur mit Ihren Abteilungen ablaufen würden.
Sehen Sie, wie ein Problem und seine Reparatur in Ihrem Hotel ablaufen würden
In einer fokussierten Demo melden wir ein Problem in der Mobile App, verfolgen es im Web Dashboard und legen die Reparatur als technische Arbeit für die Technik an, mit den Abteilungen, die Ihr Hotel nutzen würde.
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