Arbeit bleibt klar, auch nachdem sie zugewiesen wurde
Wird Arbeit mündlich weitergegeben, können Zimmer, Zuständigkeit oder Frist unterwegs verloren gehen. In Sidrahoc behält eine Aufgabe alle drei, von der Erfassung bis zu dem Moment, in dem eine Leitung das Ergebnis kontrollieren kann.
Gebaut für
- Duty Manager
- Abteilungsleitungen
- Housekeeping
- Technik
- Front Office
- Management
Wo Arbeit im Hotel ihren Zusammenhang verliert
Die Arbeit selbst ist meist einfach. Schwierig wird sie durch die Informationen drumherum, die per Telefon, in einer Nachrichtengruppe oder auf einem Zettel an der Rezeption weitergegeben werden.
Gesagt, aber nicht festgehalten
Eine Bitte, die an der Rezeption oder am Telefon fällt, lebt in der Erinnerung einer Person, bis sie erledigt oder vergessen ist.
Der Ort bleibt vage
Ein Zimmer oder Bereich wird einmal genannt, und wer die Arbeit übernimmt, muss noch einmal nachfragen.
Die Zuständigkeit wird angenommen
Mehrere Personen hören eine Bitte, und jede geht davon aus, dass sich jemand anderes darum kümmert.
Der Stand ist unbekannt
Ob die Arbeit begonnen hat, wartet oder erledigt ist, muss erfragt werden, statt dass man es sieht.
Die Leitung muss nachhaken
Leitungen fragen herum, statt auf den aktuellen Stand zu schauen.
Was eine Aufgabe im Alltag brauchbar macht
Aufgabenmanagement im Hotel heißt: Jede Arbeit hat eine Zuständigkeit, einen Ort, eine Priorität und eine Frist, und ihr Fortschritt lässt sich verfolgen. Eine Aufgabe in Sidrahoc beantwortet die Fragen, die sowohl die ausführende als auch die koordinierende Person stellt.
- Was ist zu tun?
- Ein klarer Titel in Alltagssprache, damit die Aufgabe ohne Rückruf verständlich ist.
- Wo?
- Das Zimmer oder der Bereich wird mit der Aufgabe erfasst, damit niemand noch einmal fragen muss.
- Wer ist zuständig?
- Eine Person oder ein Team. Die Zuständigkeit ist sichtbar und wird nicht angenommen.
- Wie dringend ist es?
- Eine Priorität zeigt, welche Arbeit zuerst drankommt.
- Bis wann?
- Die Frist zeigt, wann gehandelt werden soll. In den Aufgabenlisten fällt überfällige Arbeit auf.
- Wo steht die Arbeit?
- Ein Status, der mit der Arbeit mitgeht, sodass sich der Fortschritt ohne Nachfragen sehen lässt.
- Braucht es einen Beleg?
- Wo ein Beleg zählt, kann eine Aufgabe einen Nachweis anfordern, und die Mobile App zeigt, was erwartet wird.
Koordiniert im Web Dashboard, ausgeführt in der Mobile App
Dieselbe Aufgabe wird von zwei Seiten gesehen. Leitungen koordinieren sie dort, wo sie den Überblick haben. Teams führen sie dort aus, wo gearbeitet wird. Beide arbeiten auf einem gemeinsamen Betriebsstand.
Web Dashboard
Die Arbeit koordinieren
- Die Aufgaben des Hauses in einer strukturierten Liste sehen, mit Status, Priorität, Zuständigkeit und Frist
- Aufgaben einer Person oder einem Team zuweisen, auch viele auf einmal
- Den Fortschritt verfolgen und überfällige Arbeit erkennen
- Erledigte Arbeit kontrollieren und freigeben
Mobile App
Die Arbeit ausführen
- Die zugewiesene Arbeit sehen, mit Ort und Priorität
- Eine Aufgabe öffnen und sehen, was erwartet wird und bis wann
- Den Status aktualisieren, wenn die Arbeit voranschreitet
- Sehen, was zu dokumentieren ist, wenn eine Aufgabe einen Beleg verlangt
Eine Aufgabe, von der Bitte bis zur Nachverfolgung
Am Nachmittag reist ein Gast an, und ein Zimmer soll vorher kontrolliert werden. So läuft diese Aufgabe durchs Haus.
Beispielszenario mit fiktiven Angaben. Wie es in Ihrem Hotel abläuft, hängt davon ab, wie Sidrahoc für Sie konfiguriert ist.
- 1
Web Dashboard
Mit Zusammenhang erfasst
Ein Duty Manager legt im Web Dashboard eine Aufgabe an: Zimmer 214 vor der Anreise am Nachmittag kontrollieren. Die Aufgabe trägt Zimmer, Priorität und Frist.
- 2
Web Dashboard
Zuständigkeit vergeben
Die Housekeeping-Leitung weist die Aufgabe einer Person im Team zu. Ab jetzt hat sie eine benannte Zuständigkeit.
- 3
Mobile App
Auf dem Smartphone gesehen
Die Person öffnet die Mobile App und sieht die Aufgabe mit Zimmer, Priorität und Frist.
- 4
Mobile App
Aktualisiert und dokumentiert
Mit dem Fortschritt der Arbeit aktualisiert die Person den Status. Verlangt die Aufgabe einen Beleg, zeigt die App, was erwartet wird. Am Ende hält die Person den Abschluss fest.
- 5
Web Dashboard
Verfolgt und kontrolliert
Die Housekeeping-Leitung sieht den aktuellen Stand im Web Dashboard, kontrolliert das Ergebnis und gibt es frei.
Was Nachweis in Sidrahoc bedeutet
In Sidrahoc heißt Nachweis, dass erledigte Arbeit dokumentiert statt nur gemeldet wird. Das gibt einer Leitung etwas zum Kontrollieren und allen etwas zum Nachschlagen.
Dokumentiert, nicht nur gemeldet
Wer eine Aufgabe erledigt, hält den Abschluss in der Mobile App fest, statt ihn mündlich zu melden.
Ein Beleg, wo er zählt
Wo ein Beleg zählt, kann eine Aufgabe einen Nachweis anfordern. Die Mobile App zeigt, was erwartet wird.
Ein Verlauf zum Nachschlagen
Jede Aufgabe hat einen Verlauf, sodass die Nachverfolgung mit dem beginnt, was festgehalten ist.
Von der Leitung kontrolliert
Eine Abteilungsleitung kann das Ergebnis kontrollieren und freigeben.
Überblick für alle, die koordinieren
Leitungen sollen nicht herumfragen müssen, um zu wissen, wo die Arbeit steht. Jede Rolle sieht, was zu ihrer Aufgabe passt.
- Duty Manager
- Was offen ist, wer es übernommen hat und was fällig ist, in einer Liste.
- Abteilungsleitungen
- Wie die Arbeit ihres Teams vorankommt und was auf Kontrolle wartet.
- General Manager und Eigentümer
- Dass offene Arbeit jemandem gehört, ohne eine Runde Telefonate.
Teil eines größeren Betriebs
Aufgaben sind ein Bereich von Sidrahoc, dem Hotel Operations Center. Im selben Web Dashboard und in derselben Mobile App finden sich auch Zimmerbereitschaft, Vorfälle und die Übersicht für das Management.
- Zimmerbereitschaft
Ein gemeinsamer Zimmerstatus für Rezeption und Housekeeping.
- Vorfälle & Wartung
Offene Punkte bleiben sichtbar, bis sie gelöst sind.
- Management & Berichte
Das Web Dashboard stellt Dringendes nach vorn, und Berichte zeigen, was sich verändert hat.
Fragen zu Aufgaben und Nachweis
Wer nutzt Aufgaben & Nachweis?
Aufgaben gehen durch alle Abteilungen. Duty Manager und Abteilungsleitungen koordinieren die Arbeit, Housekeeping, Technik und Front Office führen sie aus. Jede Person sieht die Arbeit, die zu ihrer Rolle passt.
Ist das nur etwas für Housekeeping?
Nein. Jede Abteilung kann Aufgaben haben, und dieselbe Aufgabe funktioniert für Housekeeping, Technik und Front Office. Wir empfehlen in der Regel, mit Housekeeping oder der Technik zu beginnen und von dort aus zu erweitern.
Können Mitarbeitende ihre Arbeit auf dem Smartphone aktualisieren?
Ja. In der Mobile App sehen sie die ihnen zugewiesene Arbeit und aktualisieren den Status, wenn die Arbeit voranschreitet. Die App läuft auf Android- und iOS-Smartphones.
Was bedeutet Nachweis?
Erledigte Arbeit wird dokumentiert statt nur gemeldet. Wo ein Beleg zählt, kann eine Aufgabe einen Nachweis anfordern, und eine Abteilungsleitung kann das Ergebnis kontrollieren und freigeben.
Ersetzt Sidrahoc unsere bestehenden Hotelsysteme?
Nein. Ihr PMS bleibt das System für Reservierungen, Gäste, Aufenthalte und Abrechnung. Sidrahoc übernimmt die operative Arbeit drumherum.
Sehen Sie, wie eine Aufgabe in Ihrem Hotel laufen würde
In einer fokussierten Demo begleiten wir eine Aufgabe durch einen normalen Betriebstag in Ihrem Hotel, vom Web Dashboard in die Mobile App und zurück.
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